Privacy reglement

Privacyreglement LTV De Hartel,     versie 1 september 2018    

Algemeen  

LTV de Hartel  hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit document geven we u heldere informatie over ons privacy-beleid en enkele concrete regels waar we ons aan houden. De details zijn uitgewerkt in documenten en registers waar in dit reglement naar verwezen wordt.  

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Hartel houdt zich in alle gevallen natuurlijk aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:  

a. alleen die persoonsgegevens bewerken gebruiken en bewaren, die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze gebruiken;

b. uw persoonsgegevens verwerken en gebruiken enkel in overeenstemming met het doel waarvoor ze aan ons zijn toevertrouwd. Voor details over die bewerkingen, de aard van het gebruik en de wijze waarop de gegevens zijn geregistreerd, verwijzen we op deze plaats naar het gegevensbewerkingsregister. In dit reglement zijn de betreffende gegevens alleen benoemd;  

c.  uw uitdrukkelijke toestemming vragen uw persoonsgegevens te gebruiken;  

d. bezig zijn passende technische en organisatorische maatregelen aan te scherpen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen;

e. geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

f. op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, deze respecteren en u hierop wijzen waar dat relevant is.  

Als tennisvereniging De Hartel zijn we verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit privacyreglement, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dat via de secretaris van onze vereniging.    

Welke gegevens verwerken, gebruiken en bewaren we 

a. persoonsgegevens van leden  

Persoonsgegevens van leden worden door LTV De Hartel verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- in het algemeen inhoud geven aan de lidmaatschapsovereenkomst tussen lid en vereniging;
- het toekennen van een KNLTB-bondsnummer en aanmaken van een tennispas;
- het factureren en innen van de contributies;
- het informeren van leden over de vereniging, evenementen en vergaderingen;
- het organiseren van tenniswedstrijden en -evenementen;
- het organiseren van tennislessen;
- het regelen van het beheer (bardiensten) van het clubhuis
- publicatie van de ledenlijst (onder de eigen leden) op de eigen website van de vereniging.  

Voor deze gebruiksdoelen registreren we de volgende persoonsgegevens:
a. Achternaam, voorletters, voornaam;
b. geboortedatum;
c. geslacht;
d. pasfoto;
d. contactgegevens (adres, e-mailadres en telefoonnummer);
e. soort lidmaatschap, begin- en einddatum van het lidmaatschap;
f.  bondsnummer en speelsterkte;
g. deelname aan wedstrijden en behaalde resultaten;
h. deelname aan tennislessen;
i.  geplande bardiensten;
j.  functie / rol binnen de vereniging;  

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeenkomst die u met de vereniging aangaat.  

Voor zover uw gegevens nodig zijn voor onze financiële administratie, bewaren we uw gegevens tot 5 jaar na het einde van de overeenkomst. Alle andere persoonsgegevens worden na zeven jaar na de overeenkomst vernietigd.       

b. persoonsgegevens van deelnemers aan onze evenementen,
    voor zover men niet lid is van onze vereniging.  

Nog uit te werken    

c. persoonsgegevens van personeel,  

Nog uit te werken    

d. persoonsgegevens van sponsoren  

Persoonsgegevens van Sponsoren worden door LTV De Hartel gebruikt voor de volgende doelstellingen:  

- Overleg over mogelijkheden onze vereniging te sponseren;
- U informeren over nieuwsfeiten t.a.v. onze vereniging;
- Uitvoering geven aan afgesloten sponsorovereenkomsten;
- Het factureren en innen van sponsorbijdragen.  

We verzamelen, verwerken en bewaren van sponsoren de volgende gegevens:  

- Achternaam en voorletters;
- Naam van de organisatie die u vertegenwoordigt;
- Contactgegevens.  

Grondslag voor deze persoonsgegevens is mondelinge toestemming,  afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn of een sponsorovereenkomst.  

We bewaren uw gegevens tot vijf jaar na afloop van een sponsorcontract of na een laatste contact met de betreffende sponsor.    

e. Beelden van personen aanwezig op ons tennispark  

Tijdens wedstrijden en evenementen van de vereniging kunnen er beelden worden gemaakt, die we publiceren op onze website of andere digitale sociale media. Door uw aanwezigheid bij deze evenementen en wedstrijden geeft u blijk zich daarvan bewust te zijn er mee in te stemmen.    

Verstrekking aan derden  

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Het registreren van gegevens van leden in een landelijk register van tennissers, ten behoeve van het toekennen van een bondsnummer en het aan maken van een tennispas.  

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.    

Binnen de EU  

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.  

Minderjarigen  

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.  

Beveiliging  

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;  

- Alle personen die namens LTV De Hartel van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers en leden van commissies zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.    

Rechten omtrent uw gegevens  

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u Ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. U heeft altijd het recht een eerder gegeven toestemming tot gebruik van uw persoonsgegevens weer in te trekken.  

Verwijdering, bezwaar tegen verwerking of intrekking van de toestemming  kan met zich meebrengen dat wij van onze kant geen inhoud meer kunnen geven aan de overeenkomst / het lidmaatschap. In voorkomende gevallen zal dat met u besproken worden.  

U heeft het recht de persoonsgegevens omtrent u zelf door ons overgedragen te krijgen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan een dergelijk verzoek.  

Klachten  

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.  

Vragen  

Als u naar aanleiding van dit privacyreglement nog vragen of opmerkingen heeft, neemt u  dan contact met de secretaris van onze vereniging.  

Contactgegevens  

LTV De Hartel
[email protected]
www.ltvdehartel.nl

 

Vragen?

logo

E-mail

[email protected]

Telefoon

Clubhuis: 0181 - 612 909 / Wedstrijdleiding: 0181 - 506454

Tennispark 't Kleine Bos

Voorweg 2
3202 LC Spijkenisse
Nederland